Behalten Sie den Überblick über Ihr System

Automatische IT-Dokumentation

Alle Unternehmen sehen sich mit der Herausforderung konfrontiert, ihre IT-Landschaften zu dokumentieren. Sie müssen sicherstellen, dass die Dokumentation korrekt, vollständig und aktuell gehalten wird, um die bestehenden Compliance-Richtlinien zu erfüllen.

Darüber hinaus unterstützt eine gute Dokumentation den Abstimmungsprozess mit den Fachbereichen, da über eine gemeinsame Sicht in der Regel schneller ein gleiches Verständnis über Aufgaben und Positionen erreicht werden kann.

Trotzdem fällt die Pflege der bestehenden Dokumentation häufig anderen Aufgaben zum Opfer. Als Ursache hierfür kann man unter anderem folgende Punkte identifizieren:

  • Zu viele Aufgaben für das bestehende Personal
  • Verantwortlichkeiten sind unklar.
  • Fachlich übergreifende Workflows für die IT-Dokumentation sind nicht etabliert.
  • Die IT-Dokumentation wird nur als Zusatzbelastung ohne Mehrwert für die Mitarbeiter angesehen.
  • Keine regelmäßige Prüfung der IT-Dokumentation
  • Geringer Automatisierungsgrad für die IT-Dokumentation
  • Unvollständiges Asset Management
  • Fehlende Transparenz der Abhängigkeiten

 

Sie haben das Wissen, wir sorgen für dessen Konsolidierung

Durch die Anbindung der verschiedenen operativen Datenquellen stellen wir über Go4-transformation ein konsolidiertes Repository bereit. Neben der Darstellung der einzelnen Komponenten werden auch deren Abhängigkeiten untereinander aufgezeigt. Die so gewonnenen Informationen sorgen durch eine grafische Darstellung für zusätzliche Transparenz. Eine Aktualisierung kann jederzeit durch das automatisierte Auslesen der Datenquellen erfolgen.

 

Sie benötigen eine Dokumentation Ihrer IT-Landschaft, wir ebnen den Weg

Durch die schnelle Implementierung und den hohen Automatisierungsgrad wird der Aufwand für die Dokumentation der IT-Landschaft für Ihre Mitarbeiter gering gehalten. 

Neben der Bereitstellung der konsolidierten Daten und deren Abhängigkeiten sorgen der geringe Pflegeaufwand und die schnellen Ergebnisse für eine hohe Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern.

Die Dokumente werden in gängigen Dateiformaten (Word, Excel, PDF) erzeugt und können direkt in einem DMS, wie zum Beispiel SharePoint, abgelegt werden. Die Papierform ist nur notwendig, wenn die Prozesse in Ihrem Unternehmen diese vorsehen. 

Schreiben Sie uns eine Nachricht an info@gordis.de

Wir rufen Sie gerne an.

 

Ihr GORDIS-Team

Durch klick auf diese-> Info Symbole von links nach rechts erhalten Sie weitere Erklärungen zur dargestellten IT-Dokumentationslösung.
i
×

Operationale Datenquellen


Die Basis für die IT-Dokumentation sind die Informationen in Ihren operativen Datenquellen. Diese enthalten die Informationen zu Prozessen, Services, Netzwerk, Anwendungen und Server.

i
×

Durch klick auf diese-> Info Symbole erhalten Sie weitere Erklärungen zur dargestellten IT-Dokumentationslösung.

i
×

continuous system improvement process (CSI)


Die Daten werden täglich in das Go4-transformation-Repository geladen und auf Vollständigkeit und Konsistenz überprüft. Optimierungsbedarf wird automatisch an die Verantwortlichen der Quellsysteme gemeldet und der Vollzug der Korrektur überwacht.

i
×

Online-Dokumentation


Mittels Quicksearch-Funktion und entsprechenden Ansichten können Informationen über die IT-Landschaft direkt eingesehen werden.

i
×

Go4-transformation


Für die automatische IT-Dokumentation benötigen Sie die Module: Datenerfassung / Repository sowie KPI-Reporting / Dashboard / Reporting.

i
×

Automatisch erzeugte IT-Dokumente


Auf Basis der aktuellen Daten im Go4-transformation Repository werden vorgefertigte Vorlagen (Templates) automatisch befüllt und so aktuelle IT-Dokumente erzeugt. Diese werden über einen definierten Freigabeprozess durch die Verantwortlichen überprüft und freigegeben, um Sie anschließen an ein Dokumentenmanagement System in diesem Beispiel: MS SharePoint DMS zu übergeben.

i
×

LifeCycle


Auf Basis der Richtlinien im Unternehmen, werden Regeln definiert, welches IT-Dokument wann aktualisiert wird. Bei Fälligkeit wird der Prozess zur Aktualisierung gestartet.

i
×

IT-Dokumente im DMS


Die IT-Dokumente werden durch das DMS verwaltet. Zusätzlich können die Dokumente auch über direkte Links aus Go4-transformation aufgerufen werden.